Aufbau eines Knowledge Managements bei Start-Ups

Ein ordentliches Fundament verliert kein Wissen

Kleinfirmen, insbesondere Start-Ups haben ihr Know-how auf wenige Personen konzentriert. Da es primär um Erfolge geht, beispielsweise erste Aufträge erfolgreich abzuwickeln, den Fuß in die Tür zukünftiger Geschäftspartner zu kriegen und das Unternehmen am Markt etablieren, bleiben unliebsame organisatorische Prozesse häufig liegen. Doch auch wenn die Organisation der Prozesse und die Ablage der Daten eine nervige Angelegenheit ist, sollte es nicht auf die lange Bank geschoben werden. Denn wenn einmal das Chaos aus gewachsenen Strukturen überhandnimmt, wird es schwer, dem wieder Herr zu werden. Vor allem in der Life Science- und Pharmaindustrie können unübersichtliche Strukturen den Geschäftserfolg gefährden.

Gerade junge und mittelständische Unternehmen, die an neuen Produkten oder Lösungen arbeiten, haben oft wenig aber hochqualifiziertes Personal, welches an verschiedensten Themen parallel arbeitet. Jeder Mitarbeiter hat dabei seine eigene Logik, was die Dateibenennung, den Speicherort und die Ablage betrifft. Handelt es sich um Start-ups oder neue Unternehmen, die vielleicht nur zeitlich eng begrenzte Arbeitsstellen vergeben, herrscht schnell eine unübersichtliche Masse an verschiedenen Systemen. Neue Mitarbeiter sind schwierig einzulernen und haben keine Chance sich zurechtzufinden, da eine Nachvollziehbarkeit von Informationen, Daten und Entscheidungen nicht möglich ist, wenn es kein einheitliches System über Abteilungsgrenzen hinweg gibt. Je mehr die Firma wächst und je mehr Mitarbeiter „eigene Süppchen“ kochen, desto größer wird das Chaos. Das Wiederauffinden von wichtigen Informationen wird ein Alptraum und hängt an den wenigen oft zeitlich extrem beanspruchten Menschen, die von Anfang an dabei sind. Sind Prozesse nicht definiert und die Dateiablage nicht organisiert, kann auch keine Compliance herrschen.

 Die Organisationsstruktur kann für (Folge-)Aufträge entscheidend sein

Nun arbeitet die Life Science- und Pharmabranche nach strengen regularischen Vorgaben, verlangt viele Dokumente zur Beweispflicht und hat Behörden ordentliche Nachweise abzuliefern. Das gilt nicht nur für den eigenen Betrieb, sondern auch für alle Zulieferer und Dienstleister. Gehört ein Start-up mit schlechter organisatorischer Dateiablage hinzu, kann es problematisch werden – und das Start-up wiederum die benötigten Folgeaufträge kosten. Das macht es umso wichtiger, als junges Unternehmen ein organisiertes Knowledge Management einzuführen, das funktioniert und stringent an den Strukturen ausgerichtet ist.

Das sagt sich jedoch leichter, als es sich tatsächlich umsetzen lässt. Die Schwierigkeit, die oft unterschätzt wird, liegt in der sinnvollen Strukturierung der Prozesse. Das Ergebnis sind oft Insellösungen, die von überforderten Assistenten oder Hilfskräften angelegt werden. Deshalb sind Maßnahmen zu ergreifen, dass mit wenig Aufwand eine klar strukturierter Prozesslandschaft geschaffen wird – unter Beteiligung und Moderation der Verantwortlichen. Denn ist die Prozesslandschaft klar, kann effizient und auch dauerhaft erfolgreich gearbeitet werden.

Deshalb gilt: Wer von vornherein alles richtig macht, spart sich später Aufwand und damit verbundene Kosten. Das A und O, insbesondere bei Unternehmen mit Berührungspunkten im Pharmabereich, sind die Strukturierung sowie Organisation der Prozesse und Inhalte. Steht dieses Fundament, kann sich das Unternehmen zielgerichtet seiner Kernkompetenz, wie der Produkt- oder Lösungsentwicklung und dem Aufbau der Firma widmen. Das spart interne Ressourcen – und Nerven.

Welche Schritte für ein organisiertes Knowledge Management nötig sind, erfahren Sie in der Übersicht:

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Bildquelle: © elenabsl, Fotolia  

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