Unique Device Identification for Medical Devices - wir stehen erst am Anfang

Effizient Handeln: Mit passender UDI-Strategie und cloudbasiertem Ansatz

Die Regulierungsbehörden schreiben mit der Einführung der EUDAMED und weiteren Datenbanken zur Erfassung und Veröffentlichung von erweiterten Medizin-Produktdaten einen neuen Standard in der Produktsicherheit der Medizintechnik vor. Dies führt zu einem unumgänglichen Mehraufwand der Datenaufbereitung und Verteilung von Medizintechnikprodukten durch die Medizinproduktehersteller. Zudem bedingt es auf Seiten des Herstellers eine Evaluation des anfallenden Implementierungsaufwands und  erfordert das Identifizieren einer effizienten Lösung zur fristgerechten Umsetzung der Auflagen.

Der Bedarf an monetären und Human-Ressourcen steigt erheblich, denn die Anforderungen an IT-Lösungen nehmen in ihrer Komplexität deutlich zu. Herkömmliche IT-Lösungen sind unter Umständen nicht mehr praktikabel. Daher gilt es, die Zukunftsfähigkeit der aktuell eingesetzten (Software-) Lösung zur Belieferung der GUDID-Datenbank der FDA aus eigener Ausgangslage heraus kritisch zu bewerten. Und zwar im Hinblick auf die zusätzlichen Datenanforderungen der EUDAMED und weiterer Spezifika anderer Länder.

Andere Länder – andere Vorgaben

Es ist bekannt, dass innerhalb der nächsten fünf Jahre für die meisten Märkte der Welt UDI-Datenbanken eingeführt werden sollen.  Aktuell steht die Veröffentlichung der Einführungsleitfäden für Europa / EUDAMED, China /CFDA und Südkorea bevor. Weitere Länder und Regulierungsbehörden werden erfahrungsgemäß mit landesspezifischen Auflagen folgen. Der wesentliche Kern der UDI-Anforderungen an die zu übertragenden Daten-Elemente wird nach aktuellem Stand durch das im Dezember 2013 veröffentlichte UDI Guidance-Dokument des IMDRF (International Medical Device Regulators Forum) bestimmt.

Die Behörden der jeweiligen Märkte haben beim Datenaustauschverfahren von der jeweiligen lokalen Datenbank zu ihrer öffentlichen Datenbank länderspezifische Vorgaben. So fordert die EUDAMED-Datenbank beispielsweise für bestimmte Freitext-Felder, dass für jeden Markt, in dem das Produkt eingeführt wird, eine übersetzte Sprachversion in der Datenbank gespeichert werden muss. Darüber hinaus gibt es Unterschiede im Bereich der Schlüsselinformationen: Während bei der FDA GUDID-Datenbank einzig die Primary DI (z.B. GTIN) führend ist, führt die EU zusätzlich das Konzept der Basis-UDI-DI ein. Dieser Identifikationsnummer können wiederum mehrere UDI-DIs zugeordnet werden. 

Diese Unterschiede bedeuten in Bezug auf Datenpflege, Datenhaltung und Datenaustausch zusätzlichen Pflegeaufwand und erzeugen neue technische Anforderungen, die in vorhandene Lösungen eingebracht werden müssen, um neben z.B. der FDA auch weitere Regulierungsbehörden beliefern zu können.
Die teilweise mit extrem eng gesetzten Umsetzungsfristen veröffentlichten Anforderungen, bzw. Änderungen durch die Regulierungsbehörden, verschärfen die Lage und erfordern ein zeitnahes Handeln. Für die Medizinprodukthersteller ist daher die Verfolgung, Bewertung und Implementierung neuer Änderungsanforderungen seitens einer Regulierungsbehörde – z.B. der FDA – unter Einsatz hoher personeller Ressourcen notwendige Praxis. Mit steigender Anzahl der zu beliefernden UDI-Datenbanken steigt der interne Koordinations- und Personalaufwand für eine fristgerechte Umsetzung der aufkommenden Anforderungen proportional.

Einführung einer cloud-basierten Anwendung

Um die  gesetzlichen Fristen einzuhalten (EUDAMED 2020), bietet es sich an, frühzeitige Entscheidungen zu treffen, die passende Softwarelösung als Unterstützung der internen Ressourcen auszuwählen sowie proaktiv auf die neuen Anforderungen einzugehen. Die aktuellen IT-Lösungen werden durch unterschiedliche Datenmodelle, veränderte Daten-Validierungsregeln und neue Datenaustausch-Prozesse erheblich ausgelastet. Der Ressourcenanforderung und Bedarf in den Fachbereichen (insbesondere Quality / Regulatory Affairs) und der internen IT wird weiter steigen. Darüber hinaus erhöht sich der Reporting-Aufwand für den Nachweis, welche Daten wann und von wem gepflegt, freigegeben und an welche Regulierungsbehörde gemeldet wurden. Je nach eingesetzter Lösung kann jede Änderung des UDI-Prozesses durch eine Regulierungsbehörde einen entsprechend großen Regressionstest für alle im IT-System vorhandenen UDI-Prozesse der unterschiedlichen Regulierungsbehörden implizieren.

Durch die oft schlechte Planbarkeit der notwendigen Ressourcen, bedingt durch die Abhängigkeit von externen Vorgaben, die steigenden Support-Aufwände und den erhöhten Testbedarf bei aufkommenden Änderungen bietet ein so genannter „Managed Cloud Service“ die Lösung für die interne Datenpflege und Belieferung der UDI-Datenpools. Wichtig hierbei ist, dass eine Cloud-Lösung möglichst einfach und sicher mit den vorhandenen ERP-Systemen kommunizieren kann. Dadurch wird gewährleistet, dass vorhandene Daten weiter verwendet und bestehende Prozess integriert werden können. Durch ein für Cloud-Lösungen übliches Abonnement-Modell ist die monetäre Seite wesentlich besser planbar, da ein geringeres Budget für Support der Anwendung und insbesondere bei Implementierungs-Projekten für den Anschluss weiterer Regulierungsbehörden vorgehalten werden muss.

Der Betreiber der Cloud-Lösung hat sicherzustellen, dass die jeweils aktuellen Anforderungen der Regulierungsbehörden im System abgebildet sind. Hiermit werden Hersteller nicht von Überschreitungen von Compliance Deadlines oder verzögerten Markteinführungen behindert. Die Cloud-Lösung wird in einem Rechenzentrum des Cloud-Betreibers bereitgestellt und bietet den Vorteil eines unabhängigen Entwicklungs- und Wartungszyklus‘.

Frühzeitige Implementierung um gesetzliche Fristen einzuhalten

Neben den genannten Vorteilen sind die entsprechenden Anforderungen an die Validierung bei Einführung einer neuen (Cloud-)Lösung zu berücksichtigen. Daher ist es essentiell, dass der „Managed Service“ nicht nur den Betrieb der Cloud-Lösung, sondern auch eine aktive Unterstützung des Medizinprodukt-Herstellers bei der Einführung der Lösung beinhaltet. Dadurch wird die Prozess-Landschaft regulatorisch abgesichert (siehe z.B. ISO/TR 80002-2:2017-06, AAMI TIR 36:2007). Auch im weiteren Betrieb muss (z.B. bei Anschluss einer weiteren Regulierungsbehörde) Support im Bereich der Prozess-Validierung angeboten werden. Cloud-Lösungen halten verstärkt auch im regulierten Umfeld Einzug, so dass man sich mit Umstieg auf eine verwaltete UDI-Plattform als Cloud-Lösung der oben benannten Problemstellungen weitestgehend entledigen kann.

Die konkrete Bedeutung der Einführung einer UDI-Plattform als „Managed Service“ in der Cloud steht Ihnen hier zum Download zur Verfügung.


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Bildquelle: © natali_mis, Fotolia 

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